¿Cuantas veces nos hemos enfrentado al reto de organizar un evento sin estar completamente preparados para ello? Todos alguna vez hemos tenido —o vamos a tener— la necesidad de organizar un evento, ya sea una celebración por un aniversario, un evento especial como una boda, una fiesta infantil para nuestros pequeños o un evento empresarial en nuestro trabajo. Cuando llega ese momento muchas veces no nos sentimos capaces de llevar la batuta en la tarea de la organización de eventos, especialmente cuando es la primera vez que nos toca dicha tarea.
Sin embargo, nos aventuramos en la misión de realizarlo y comenzamos la planificación, hasta entonces tenemos una idea de que es lo que tenemos que hacer. Es entonces cuando comenzamos a pensar en lo que necesitamos y unas cosas llevan a otras creando un mar de necesidades que nos ahoga y no sabemos por cual de todas empezar.
Bueno, pues es aquí donde te damos una pequeña guía rápida de como organizar tu evento y no complicarte demasiado.
EL TIEMPO
Algo que pocos tienen en cuenta es el tiempo, la fecha en la que se llevará a cabo el evento y el tiempo que disponemos para organizarlo. Dependiendo de este factor podemos ajustar nuestros planes, agendar nuestras vueltas y conseguir el objetivo.
EL LUGAR
Lo segundo mas importante a tener en cuenta y que no debe saltarse o dejarse para después. El lugar dependerá de el tipo de evento, la cantidad de invitados y de la temporada en la que se llevará a cabo, así sabremos si nos conviene un sitio al exterior o no. Es aconsejable visitar más de un sitio para el evento y poder escoger el que nos resulte mejor para lo que necesitamos. No olvidemos que también hay que tener en cuenta la ubicación para no complicar mucho a nuestros invitados.
EL CATERING
Preferiblemente se debe contratar un buen servicio de catering que se encargue del suministro de la comida durante el evento. Hay que tener en cuenta que para este aspecto lo esencial no es la cantidad si no la calidad, aunque claro, debe ser suficiente para todos. Es conveniente que se realice una degustación de los platillos que se servirán.
LA AMBIENTACIÓN
Otro factor importante si queremos un evento agradable para los invitados. Aquí es donde seleccionamos todo el conjunto de equipamientos que irán en nuestro lugar que hayamos escogido. El tipo de mesas y sillas, la mantelería, los centros de mesa y la ubicación de cada uno de estos elementos, los adornos para el lugar también juegan un papel importante. No olvidemos la música, sin música no hay ambiente, por ello recomiendo que se contrate a un DJ que amenizará el evento con un catálogo musical que se haya acordado previamente dependiendo del tipo de evento y de los invitados. Existen otros servicios que pueden complementar la ambientación como brincolines si se trata de una fiesta infantil o una celebración donde irán muchos niños, o una cabina fotográfica para que los invitados puedan divertirse tomándose fotos en tu evento. Si todo esto aún resulta mucha labor, puedes optar por la ayuda de un asesor de eventos que nunca viene mal, nosotros en magic estaremos dispuestos a ayudarte.
LAS INVITACIONES
Por ultimo y no por ello menos importante, son las invitaciones. Debes enviar o entregar las invitaciones entre 20 y 30 días antes de la fecha del evento. Siempre es conveniente solicitar una respuesta de asistencia al evento por parte de los invitados, esta debe llegar 10 días antes.
Como ves, este es un pequeño resumen de lo que hay que tener en cuenta solo para la organización del evento, una vez se llegue la fecha tocará el turno de la coordinación del evento, pero eso será tema para otro día.
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